Что такое ERP-система: преимущества и недостатки

Если вы предприниматель или только планируете им стать, то вы не раз слышали о системах управления бизнесом, а возможно даже использовали некоторые из них для повышения эффективности. Главная цель программного обеспечения ERP – объединить все бизнес процессы и ресурсы компании в одну систему, а также оптимизировать, упростить работу отделов.

Что такое ERP–система?

Расшифровка ERP ― планирование ресурсов предприятия. Это инструмент полной автоматизации работы организации без доработок и интеграции с другими системами.

В одном ПО собрана вся необходимая информация, подразделения, функции, другие инструменты для эффективной работы. Доступ к данным получают все подразделения организации. Автоматический обмен данными существенно упрощает работу персонала, улучшает функционирование предприятия.

Система позволяет наладить работу отдела продаж и маркетинга, а также автоматизировать:

управленческий, бухгалтерский, кадровый учет;
складскую логистику;
управление закупками на основании плана продаж;
расчет оптимального плана производства;
документооборот, другие функции.

С методикой управления бизнесом по принципу ERP–системы компании приобретают значительные преимущества, становятся более эффективными в конкурентной борьбе. Ведь на многих предприятиях, несмотря на потенциал и ресурсы, такое программное обеспечение либо отсутствует, либо имеет только базовые компоненты.

Преимущества ERP-системы

Создание ERP системы помогает сотрудникам работать более эффективно, так как объединяет все подразделения. Преимущества ERP–системы для бизнеса следующие:

Доступ к единым данным всей организации. Каждый сотрудник будет знать, что информация ― точная, актуальная, полная.
Повышение эффективности работы за счет автоматизации сбора данных. Это позволяет быстрее принимать решения, своевременно улучшать бизнес-процессы.
Автоматизация основных операций, таких как продажа, выполнение заказа, процедура оплаты.
Улучшение обслуживания клиентов, так как организован один источник для выставления счетов, отслеживания отношений между покупателями и организацией.
Расширение дела путем управления все более сложными бизнес-процессами.
Улучшение управления логистикой.
Снижение операционных расходов за счет упрощенных бизнес-процессов с применением лучших практик.
Упрощенное получение отчетности, планирования.
Безопасность данных, резервное копирование, возможность контролировать права пользователей.

Модули ERP–системы применяют также в малом и среднем бизнесе. Это ― легкие программные решения для управления процессами. Часто их настраивают под конкретное направление или вертикаль.

Недостатки ERP–системы

Хотя планирование ресурсов предприятия имеет много преимуществ, у него есть и определенные минусы:

могут возникнуть сложности при внедрении;
могут возникнуть сложности в эффективной интеграции модулей с другими приложениями.

Также предъявляются высокие требования к оборудованию. Эти касается не только десктопов и ноутбуков. Требуются мощные серверы, быстродействующая инфраструктура ― это в комплексе повышает стоимость материальной части и ее обслуживания.

Как ERP работает на практике?

Возможно вам знакома ситуация, когда каждый отдел компании использует разные ПО, которые не всегда взаимодействуют друг с другом. Поэтому приходиться вручную вносить одни и те же данные в системы несколько раз. Это отнимает много времени, а также часто сопровождается ошибками, неточностями. Поэтому специалисты одного отдела могут не иметь оперативной информации о том, что происходит в другом подразделении. Это существенно влияет на скорость, снижает качество работы компании.

Благодаря ERP–технологии все отделы будут использовать единое программное обеспечение. Это позволит им всегда иметь доступ к нужным данным в любой момент. Например, специалисты по планированию производства будут знать точный остаток запасов на складах, а управленцы будут отслеживать эффективность работы каждого сотрудника.

Создание ERP помогает избежать простоев и перегрузки производственных мощностей, предотвратить ошибки логистики, исключить проблемы с обеспечением качества продукции и другие форс-мажоры на производстве.

Эти системы применяют в своей работе не только логистические, производственные или торговые компании, но также медиакомпании, авиакомпании, банки, мобильные операторы. То есть ПО ERP эффективно для любых масштабных предприятий, для управления которыми требуется ежеминутная обработка, контроль большого количества информации, четкая координация всех процессов.

Человек просто не в состоянии проделать всю эту работу вручную. Поэтому автоматизация всех производственных процессов необходима для успешной работы и развития бизнеса любого масштаба, отрасли.

Создание ERP–системы

ERP–система ― это программное обеспечение в которой между сервером базы данных и клиентами стоит сервер приложений, который отвечает за осуществление всей производственной логики системы.

Разработка ERP–системы происходит в несколько этапов:

Формирование рабочей группы.
Определение источников информационных потоков компании.
Построение концептуальной, логической и физической моделей деятельности.
Планирование оптимизации бизнес-процессов.
Запуск пилотного проекта ― этап предварительного внедрения.

На этапе предварительного внедрения происходит моделирование работы всей компании. В некоторых отделах в систему вводят фактические данные и последовательно тестируют функционал ERP–системы методом отработки реальных ситуаций. Также проверяют объединение работы разных отделов на базе тестовых примеров. В процессе адаптации происходит отладка ПО в соответствии с проектом внедрения и тестирования отдельных модулей.

Создать ERP-систему целесообразнее на большом предприятии, но существуют гибкие решения для среднего и малого бизнеса. Не надо ждать, когда бизнес станет большим ― масштабируется или выйдет на новый рынок. Лучше внедрять автоматизацию уже при устойчивом развитии. Так как переход с другого ПО на ERP ― достаточно трудоемкая длительная работа. К тому же, если прослеживается динамика развития бизнеса, ERP ускорит этот процесс.

Организации применяют планирование ресурсов предприятия по следующим причинам:

замена устаревшего программного обеспечения;
замещение домашних систем;
смена ПО на более эффективное;
при первичной установке ПО автоматизации.

Программное обеспечение ERP обычно состоит из нескольких компонентов (модулей) корпоративного ПО. Их можно внедрить отдельно, исходя из того, что лучше соответствует конкретным потребностям, техническим возможностям организации. Но также можно приобрести модули как единый пакет.

Как внедряется ERP-система?

При внедрении ERP возможны 3 подхода:

Модульный. Каждый модуль программы внедряется постепенно, один за другим. Эта концепция возможна при масштабном проекте с длительным сроком разработки. Так снижается вероятность создания неэффективной ERP.
Разовый. Разработанная ERP внедряется сразу же. Подобный метод оптимален для небольших систем, которые можно внедрить и адаптировать достаточно быстро.
Комбинированный. В этом случае сочетаются первые два подхода, позволяя минимизировать возможные риски и сделать переход и адаптацию к ERP более оптимальной.

Виды ERP–систем

ERP-системы ― это комплекс программ для управления предприятием, которые работают на одной технологической платформе, используют одну базу данных, синхронизируются между собой в реальном времени. Их разделяют по следующим параметрам:

Функционал. Функции ERP-системы могут быть разными в зависимости от сферы деятельности предприятия.
Назначение:

Отраслевые. Ориентированы на конкретные бизнес-проекты. Они могут включать дополнительные модули или иметь особенности в стандартных.
Общего назначения. Делают упор на характеристики компании. Инструменты корректируются под клиента, его процессы. Более распространены.

3. Особенности архитектуры:

С общей архитектурой. Это — комплексный инструмент, модули которого уже связаны между собой. Такая архитектура считается более надежной, лучше защищает от ошибок, сбоев в работе. Но ее внедрение, а также последующая адаптация требуют определенной подготовки сотрудников.
Модульные. Позволяют оптимизировать только конкретные аспекты в работе компании. Их проще устанавливать. Со временем модули можно добавлять, объединять, исключать.

4. Тип организации:

Приватные. Блоки полностью изолированы на аппаратном уровне с доступом только для определенных пользователей.
Публичные. Доступ к облачным серверам имеют все сотрудники компании.
Гибридные. Параметры доступа комбинируют в себе приватность и публичность, позволяя настраивать опции.

Важные параметры при выборе структуры оптимизации — это возможности ERP–системы, ее скорость, удобство, безопасность работы, стоимость.

ERP–системы: примеры

Выбор конкретной архитектуры зависит от масштаба предприятия, его специфики, а также конкретных задач, которые требуется выполнять, контролировать.

Некоторые модули, которые включают такие производственные процессы, как управление финансами, продажи, управление персоналом, закупки — универсальны, они необходимы всем большим компаниям. Также есть специализированные решения для разных отраслей производства, сферы услуг. Например, банки могут использовать модули для управления платежными картами, а фабрики — модули, которые контролируют рабочие процессы в цехах.

Внедрение автоматизации большинства бизнес-процессов на предприятии, отказ от ежедневной рутины и беспорядка даст возможность быть на шаг впереди ваших конкурентов, предлагать потребителю лучший продукт на рынке, планомерно масштабировать бизнес.

Итоги

Создание собственной ERP-системы является комфортным способом для оптимизации бизнес-процессов предприятия или проекта.
К главным преимуществам ERP можно отнести автоматизацию основных операций, повышение эффективности работы предприятия и возможность масштабирования за счет оптимизации процессов.
Создание собственной ERP-системы может быть оптимальным для растущей компании, желающей увеличить свою производительность.

Что такое ERP–система: преимущества и недостатки