Что такое ERP–система: преимущества и недостатки

Если вы предприниматель или только планируете им стать, то вы не раз слышали о системах управления бизнесом, а возможно даже использовали некоторые из них для повышения эффективности. Главная цель программного обеспечения ERP – объединить все бизнес процессы и ресурсы компании в одну систему, а также оптимизировать, упростить работу отделов.

Что такое ERP–система?

Расшифровка ERP ― планирование ресурсов предприятия. Это инструмент полной автоматизации работы организации без доработок и интеграции с другими системами.

В одном ПО собрана вся необходимая информация, подразделения, функции, другие инструменты для эффективной работы. Доступ к данным получают все подразделения организации. Автоматический обмен данными существенно упрощает работу персонала, улучшает функционирование предприятия.

Система позволяет наладить работу отдела продаж и маркетинга, а также автоматизировать:

• управленческий, бухгалтерский, кадровый учет;
• складскую логистику;
• управление закупками на основании плана продаж;
• расчет оптимального плана производства;
• документооборот, другие функции.

С методикой управления бизнесом по принципу ERP–системы компании приобретают значительные преимущества, становятся более эффективными в конкурентной борьбе. Ведь на многих предприятиях, несмотря на потенциал и ресурсы, такое программное обеспечение либо отсутствует, либо имеет только базовые компоненты.

Как работают системы ERP

Комплексные программные пакеты для управления ресурсами предприятия (ERP) созданы для оптимизации управления разнообразными аспектами деятельности организации, включая производственные процессы, кадровую политику и финансовые операции. Эти системы интегрируют информационные потоки в единое целое, обеспечивая более тесную координацию между отделами и повышение управленческой эффективности.

Основные аспекты работы ERP-платформ включают:

• Интеграция данных с ERP-системами. Эти системы собирают и объединяют информацию со всех уголков вашей компании в единую базу данных. Это означает, что все, от менеджеров до сотрудников, могут использовать последние и согласованные данные в любой момент. Нет больше путаницы из-за старых данных или разных версий одного и того же файла — все работают с одной и той же актуальной информацией.
• Автоматизация повседневных операций. Системы ERP значительно упрощают выполнение повседневных задач, таких как обработка заказов, учет запасов, управление проектами и расчет заработной платы. Это не только снижает вероятность ошибок, но и повышает общую производительность. Всё делается быстрее и эффективнее, что позволяет вашей команде сосредоточиться на более важных задачах.
• Аналитика и отчётность. ERP-системы оснащены мощными инструментами для анализа данных, благодаря которым руководители получают точные и своевременные данные для принятия обоснованных решений. Вы можете легко отслеживать всё от эффективности продаж до финансовой отчетности. Эти инструменты позволяют вам не просто собирать данные, но и глубоко анализировать их, чтобы лучше понимать тренды и улучшать ваш бизнес.
• Оптимизация ресурсов. Системы помогают в эффективном планировании производственных задач, управлении запасами и организации рабочей силы.
• Поддержка стратегического планирования. Аналитические возможности ERP облегчают процесс оценки бизнес-производительности и разработки долгосрочных стратегий.
• Модульная структура. ERP-системы представляют собой набор модулей, каждый из которых отвечает за конкретную сферу деятельности, такую как финансы, производство, CRM или HR. Компании могут настраивать эти системы под свои нужды, выбирая подходящие модули.
• Масштабируемость систем. Разработка ERP-систем учитывает необходимость их адаптации к изменяющимся условиям бизнеса разного размера, обеспечивая гибкость в расширении их функционала в соответствии с ростом и изменениями предприятия.

ERP-системы становятся незаменимым инструментом для современных компаний, так как предоставляют жизненно важные возможности для интеграции, автоматизации и аналитической работы, необходимые для успешного управления бизнесом. С помощью этих систем предприятия могут улучшать свои операционные процессы, минимизировать издержки и повышать качество обслуживания клиентов.

Для чего нужны ERP системы

ERP-системы оказываются критически важными для успешного функционирования предприятий в современной экономической среде, предлагая эффективные инструменты для интеграции и управления ключевыми аспектами бизнеса. Они существенно повышают производительность, упрощают управленческие процессы и способствуют поддержанию конкурентоспособности на рынке. 

Вот ключевые преимущества ERP-систем, делающие их незаменимыми для современных компаний:

• Централизация информационных потоков. ERP-системы собирают всю корпоративную информацию в централизованную базу данных, обеспечивая доступ к актуальным и обновленным данным, что уменьшает риски ошибок из-за несоответствия информации между разными отделами.
• Автоматизация бизнес-процессов. Эти системы автоматизируют множество рутинных операций, от бухгалтерского учета до управления заказами и контроля за запасами, ускоряя процессы и сокращая человеческие ошибки в сложных операционных и логистических цепочках.
• Повышение качества решений. Встроенные аналитические инструменты и функции формирования отчетов в момент запроса помогают руководителям делать обдуманный выбор,, опираясь на актуальные и точные данные, что критично для разработки стратегий и быстрой реакции на изменения.
• Эффективное распределение ресурсов. Программы для ресурсного планирования улучшают распределение материальных, финансовых и трудовых ресурсов, помогая сокращать затраты и увеличивать производительность.
• Улучшение обслуживания клиентов. Интеграция данных о клиентах и ходе операций ускоряет процессы обслуживания, обеспечивает актуализацию информации о наличии продукции и статусе заказов, что способствует укреплению отношений с клиентами.
• Соблюдение нормативных требований. ERP упрощает поддержание точного учета и сбор данных для отчетности и аудита, облегчая соответствие стандартам и регуляциям.
• Глобальная координация. Для международных компаний ERP обеспечивает управление через единую систему, упрощая международное управление и поддержание глобальных стандартов.
• Масштабируемость. ERP адаптируются к изменениям в бизнесе, позволяя легко добавлять новые функции и модули.

Несмотря на значительные начальные инвестиции, преимущества, которые предоставляет ERP в управлении и операционной эффективности, делают эти системы ценным активом для развития компании, упрощая повседневные операции и предоставляя стратегические ресурсы для долгосрочного развития.

Типовые модули ERP

ERP-системы состоят из набора взаимосвязанных модулей, каждый из которых специализируется на управлении определенной областью деятельности предприятия. Эти модули способны работать как в составе единой системы, так и независимо, что дает возможность адаптировать систему к специфическим потребностям компании. 

Вот список наиболее популярных модулей ERP:

• Финансы и бухгалтерия. Этот модуль занимается управлением финансовыми операциями организации, включая учет активов, бюджетирование, налоговое планирование, бухгалтерский учет и финансовую отчетность. Он ключевой для анализа финансового положения и эффективного управления бюджетами.
• Мониторинг запасов. Программа отслеживает уровни запасов на всех этапах: от сырья до готовой продукции, регулирует складские процессы, настраивает уровни запасов и уменьшает расходы на хранение.
• Производство. Эта программа координирует все аспекты производственного цикла, от планирования до реализации, включая регулирование загрузки производственных мощностей и мониторинг за выполнением производственных задач.
• Обработка заказов. Программа регулирует весь цикл заказа, от приема до выполнения, что повышает качество обслуживания за счет более быстрой и точной обработки заказов.
• Взаимодействие с покупателями (CRM). Сосредотачивается на взаимодействии с покупателями, управляет контактами, продажами, поддержкой покупателей и маркетингом. CRM направлен на улучшение коммуникации с покупателями и увеличение продаж.
• Управление персоналом (HRM). Обрабатывает все аспекты работы с персоналом, от набора до обучения, ведения кадрового учета, расчета заработной платы и организации льгот для сотрудников.
• Планирование ресурсов предприятия (ERP). Фокусируется на планировании и анализе потребностей в ресурсах — материальных, финансовых и человеческих, способствуя их оптимальному использованию.
• Электронная коммерция. Управляет онлайн-продажами, включая интеграцию с интернет-магазинами, управление электронными платежами и обработку интернет-заказов.
• База данных и аналитика. Собирает и анализирует данные со всех уровней бизнеса, подготавливая отчёты, которые служат основой для принятия обоснованных управленческих решений, основанных на актуальной информации.

Интеграция ERP-систем

Имплементация систем управления ресурсами предприятия (ERP) является сложным и инновационным технологическим процессом. Этот процесс включает координацию ERP-системы с другими корпоративными программами и внешними базами данных, что способствует формированию единой, функциональной и высокоэффективной операционной обстановки. 

Цель этой интеграции заключается не только во взаимодействии с внутренними системами, такими как CRM (управление клиентскими отношениями) и SCM (управление цепочками поставок), но также в синхронизации с внешними сервисами, включая платформы интернет-торговли и финансовые системы, обеспечивая тем самым всестороннее управление бизнес-процессами на всех уровнях организации.

Основные преимущества и важнейшие аспекты процесса интеграции ERP-системы включают:

• Централизация информации. Интеграция ERP упрощает сбор данных из различных источников в одну систему, уменьшая риски избыточного дублирования информации и повышая ее точность. Это облегчает анализ, усиливает качество принятия решений и увеличивает общую продуктивность организации.
• Автоматизация бизнес-процессов. Интегрированная ERP-система автоматизирует и оптимизирует процессы, затрагивающие несколько департаментов. Автоматизированная передача информации о заказах между отделами продаж, логистики и финансов уменьшает время обработки и повышает операционную эффективность.
• Повышение качества обслуживания клиентов. Общая база данных позволяет предоставлять клиентам актуальную и точную информацию о продуктах и услугах, значительно улучшая их удовлетворенность и приверженность.
• Снижение операционных затрат. Минимизация ошибок и устранение дублирования задач через автоматизацию приводят к значительной экономии затрат. Эффективная интеграция также способствует улучшению управления запасами и снижению расходов.
• Гибкость и масштабируемость. Интегрированная система легко адаптируется к изменениям в бизнес-деятельности, в том числе к расширению предприятия или внедрению новых технологий.
• Улучшение взаимодействия. Интеграция систем способствует обмену информацией между отделами, улучшая координацию и повышая производительность.
• Контроль и управление в реальном времени. Интегрированные системы позволяют руководству мониторить и управлять процессами в режиме реального времени, что обеспечивает быструю адаптацию к изменениям и возникающим проблемам.

Удобство доступа к информации. Централизованная информация становится доступной для всех авторизованных пользователей, что крайне важно для компаний с международным распространением и операциями. Это позволяет обеспечивать консистентность и актуальность данных во всех филиалах и департаментах, способствуя укреплению внутренней координации и синергии.

Преимущества ERP-системы

Создание ERP системы помогает сотрудникам работать более эффективно, так как объединяет все подразделения. Преимущества ERP–системы для бизнеса следующие:

• Доступ к единым данным всей организации. Каждый сотрудник будет знать, что информация ― точная, актуальная, полная.
• Повышение эффективности работы за счет автоматизации сбора данных. Это позволяет быстрее принимать решения, своевременно улучшать бизнес-процессы.
• Автоматизация основных операций, таких как продажа, выполнение заказа, процедура оплаты.
• Улучшение обслуживания клиентов, так как организован один источник для выставления счетов, отслеживания отношений между покупателями и организацией.
• Расширение дела путем управления все более сложными бизнес-процессами.
• Улучшение управления логистикой.
• Снижение операционных расходов за счет упрощенных бизнес-процессов с применением лучших практик.
• Упрощенное получение отчетности, планирования.
• Безопасность данных, резервное копирование, возможность контролировать права пользователей.

Модули ERP–системы применяют также в малом и среднем бизнесе. Это ― легкие программные решения для управления процессами. Часто их настраивают под конкретное направление или вертикаль.

Недостатки ERP–системы

Хотя планирование ресурсов предприятия имеет много преимуществ, у него есть и определенные минусы:

• могут возникнуть сложности при внедрении;
• могут возникнуть сложности в эффективной интеграции модулей с другими приложениями.

Также предъявляются высокие требования к оборудованию. Эти касается не только десктопов и ноутбуков. Требуются мощные серверы, быстродействующая инфраструктура ― это в комплексе повышает стоимость материальной части и ее обслуживания.

Как ERP работает на практике?

Возможно вам знакома ситуация, когда каждый отдел компании использует разные ПО, которые не всегда взаимодействуют друг с другом. Поэтому приходиться вручную вносить одни и те же данные в системы несколько раз. Это отнимает много времени, а также часто сопровождается ошибками, неточностями. Поэтому специалисты одного отдела могут не иметь оперативной информации о том, что происходит в другом подразделении. Это существенно влияет на скорость, снижает качество работы компании.

Благодаря ERP–технологии все отделы будут использовать единое программное обеспечение. Это позволит им всегда иметь доступ к нужным данным в любой момент. Например, специалисты по планированию производства будут знать точный остаток запасов на складах, а управленцы будут отслеживать эффективность работы каждого сотрудника.

Создание ERP помогает избежать простоев и перегрузки производственных мощностей, предотвратить ошибки логистики, исключить проблемы с обеспечением качества продукции и другие форс-мажоры на производстве.

Эти системы применяют в своей работе не только логистические, производственные или торговые компании, но также медиакомпании, авиакомпании, банки, мобильные операторы. То есть ПО ERP эффективно для любых масштабных предприятий, для управления которыми требуется ежеминутная обработка, контроль большого количества информации, четкая координация всех процессов.

Человек просто не в состоянии проделать всю эту работу вручную. Поэтому автоматизация всех производственных процессов необходима для успешной работы и развития бизнеса любого масштаба, отрасли.

Создание ERP–системы

ERP–система ― это программное обеспечение в которой между сервером базы данных и клиентами стоит сервер приложений, который отвечает за осуществление всей  производственной логики системы.

Разработка ERP–системы происходит в несколько этапов:

1. Формирование рабочей группы.
2. Определение источников информационных потоков компании.
3. Построение концептуальной, логической и физической моделей деятельности.
4. Планирование оптимизации бизнес-процессов.
5. Запуск пилотного проекта ― этап предварительного внедрения.

На этапе предварительного внедрения происходит моделирование работы всей компании.  В некоторых отделах в систему вводят фактические данные и последовательно тестируют функционал ERP–системы методом отработки реальных ситуаций. Также проверяют объединение работы разных отделов на базе тестовых примеров. В процессе адаптации происходит отладка ПО в соответствии с проектом внедрения и тестирования отдельных модулей.

Создать ERP-систему целесообразнее на большом предприятии, но существуют гибкие решения для среднего и малого бизнеса. Не надо ждать, когда бизнес станет большим ― масштабируется или выйдет на новый рынок. Лучше внедрять автоматизацию уже при устойчивом развитии. Так как переход с другого ПО на ERP ― достаточно трудоемкая длительная работа. К тому же, если прослеживается динамика развития бизнеса, ERP ускорит этот процесс.

Организации применяют планирование ресурсов предприятия по следующим причинам:

• замена устаревшего программного обеспечения;
• замещение домашних систем;
• смена ПО на более эффективное;
• при первичной установке ПО автоматизации.

Программное обеспечение ERP обычно состоит из нескольких компонентов (модулей) корпоративного ПО. Их можно внедрить отдельно, исходя из того, что лучше соответствует конкретным потребностям, техническим возможностям организации. Но также можно приобрести модули как единый пакет.

Как внедряется ERP-система?

При внедрении ERP возможны 3 подхода: 

1. Модульный. Каждый модуль программы внедряется постепенно, один за другим. Эта концепция возможна при масштабном проекте с длительным сроком разработки. Так снижается вероятность создания неэффективной ERP. 
2. Разовый. Разработанная ERP внедряется сразу же. Подобный метод оптимален для небольших систем, которые можно внедрить и адаптировать достаточно быстро. 
3. Комбинированный. В этом случае сочетаются первые два подхода, позволяя минимизировать возможные риски и сделать переход и адаптацию к ERP более оптимальной.

Виды ERP–систем

ERP-системы ― это комплекс программ для управления предприятием, которые работают на одной технологической платформе, используют одну базу данных, синхронизируются между собой в реальном времени. Их разделяют по следующим параметрам:

1. Функционал. Функции ERP-системы могут быть разными в зависимости от сферы деятельности предприятия.
2. Назначение:

• Отраслевые. Ориентированы на конкретные бизнес-проекты. Они могут включать дополнительные модули или иметь особенности в стандартных.
• Общего назначения. Делают упор на характеристики компании. Инструменты корректируются под клиента, его процессы. Более распространены.

3. Особенности архитектуры:

• С общей архитектурой. Это — комплексный инструмент, модули которого уже связаны между собой. Такая архитектура считается более надежной, лучше защищает от ошибок, сбоев в работе. Но ее внедрение, а также последующая адаптация требуют определенной подготовки сотрудников.
• Модульные. Позволяют оптимизировать только конкретные аспекты в работе компании. Их проще устанавливать. Со временем модули можно добавлять, объединять, исключать.

4. Тип организации:

• Приватные. Блоки полностью изолированы на аппаратном уровне с доступом только для определенных  пользователей.
• Публичные. Доступ к облачным серверам имеют все сотрудники компании.
• Гибридные. Параметры доступа комбинируют в себе приватность и публичность, позволяя настраивать опции.

Важные параметры при выборе структуры оптимизации — это возможности ERP–системы, ее скорость, удобство, безопасность работы, стоимость.

ERP–системы: примеры

Выбор конкретной архитектуры зависит от масштаба предприятия, его специфики, а также конкретных задач, которые требуется выполнять, контролировать.

Некоторые модули, которые включают такие производственные процессы, как  управление финансами, продажи, управление персоналом, закупки — универсальны, они необходимы всем большим компаниям. Также есть специализированные решения для разных отраслей производства, сферы услуг. Например, банки могут использовать модули для управления платежными картами, а фабрики — модули, которые контролируют рабочие процессы в цехах.

Внедрение автоматизации большинства бизнес-процессов на предприятии, отказ от ежедневной рутины и беспорядка даст возможность быть на шаг впереди ваших конкурентов, предлагать потребителю лучший продукт на рынке, планомерно масштабировать бизнес.

Итоги

1. Создание собственной ERP-системы является комфортным способом для оптимизации бизнес-процессов предприятия или проекта. 
2. К главным преимуществам ERP можно отнести автоматизацию основных операций, повышение эффективности работы предприятия и возможность масштабирования за счет оптимизации процессов. 
3. Создание собственной ERP-системы может быть оптимальным для растущей компании, желающей увеличить свою производительность.