Что такое интранет, и как его разработать

Внутренний интранет-портал часто путают с корпоративным сайтом. В реальности это два совершенно разных инструмента. Рассмотрим, что представляет собой внутренний портал компании, для чего он необходим, в чем его плюсы и минусы, а также как проходит процесс его разработки.

Что такое интранет

Интранет — это закрытая корпоративная сеть, используемая внутри организации для улучшения коммуникации, управления информацией и координации деятельности сотрудников. Эта система работает на базе веб-технологий и доступна только через авторизацию для сотрудников компании. Интранет помогает централизованно хранить и обмениваться документами, а также поддерживает различные корпоративные приложения для повседневных задач.

Основные особенности интранета включают:

• Веб-ориентированная архитектура. Интранеты построены на тех же технологиях, что и интернет-сайты, что обеспечивает удобство использования и доступность через веб-браузеры.
• Ограниченный доступ. Доступ к интранету строго регулируется, и вход в систему возможен только с использованием логина и пароля, что обеспечивает безопасность данных.
• Интеграция с другими системами. Интранеты часто интегрируются с другими корпоративными системами и приложениями, такими как системы электронного документооборота, CRM и ERP, что повышает их функциональность и удобство использования.
• Инструменты для совместной работы. Включают функции для обмена файлами, совместной работы над документами, ведения календарей и планирования встреч, что улучшает координацию внутри команд.
• Модульность и масштабируемость. Интранеты могут адаптироваться под нужды организации, легко масштабируясь и модифицируясь с добавлением новых функций и модулей по мере роста компании.

Работа интранета организована следующим образом:

• Центральный сервер. Хранит все данные и приложения, предоставляя ресурсы сотрудникам через сеть.
• Пользовательский интерфейс. Сотрудники взаимодействуют с интранетом через веб-браузер, получая доступ к информации и ресурсам.
• Безопасное подключение. Защита передаваемой информации и данных сотрудников обеспечивается через зашифрованные соединения и регулярные обновления безопасности.

Зачем нужен intranet-портал

Разработка интранет-портала — важный шаг для компаний, которые имеют в штате удаленных работников. Так как интранет для сотрудников позволяет полностью отказаться от бумажных документов. Разумеется, если в компании трудится всего несколько человек, разработка intranet-портала будет неоправданной.

Поэтому внедрять интранет, например, рекомендуется в случаях, когда:

1. Необходимо оптимизировать рабочее время. Работники могут тратить много времени на поиски необходимой информации, ее обработки, взаимодействия с работниками других подразделений и т. д.
2. Появляется необходимость сделать работу сотрудников более эффективной. С помощью интранета все сотрудники будут в курсе текущих корпоративных событий, смогут пользоваться общей базой данных, лучше взаимодействовать с другими филиалами.
3. Нужно повысить контроль и управляемость компании. С интранетом работа всех подразделений и каждого сотрудника станет наиболее прозрачной, можно будет эффективнее контролировать занятость работников.
4. Возникает необходимость в сжатые сроки повысить эффективность всего бизнеса в рамках управленческих решений. Интранет поможет оптимизировать основные бизнес-процессы, что, в свою очередь, может привести к увеличению дохода компании и повышению ее конкурентоспособности.
5. Решение создать интранет также станет оптимальным и для тех компаний, в которых остро стоит вопрос скорейшей адаптации либо обучения работников.

Примеры использования интранет-порталов включают:

• Корпоративные новостные порталы. Платформы, где публикуются новости компании, обновления, информация о мероприятиях и инициативах. Примером может служить портал, где сотрудники могут узнавать последние новости и обновления в режиме реального времени.
• HR-порталы. Специализированные интранет-платформы для управления человеческими ресурсами, включая функции подачи заявлений на отпуск, просмотра рабочих графиков, доступа к обучающим материалам и управления личной информацией.
• Финансовые и управленческие порталы. Предоставляют доступ к финансовым инструментам, бюджетам, отчетам и аналитике, помогая сотрудникам получать актуальную информацию для принятия решений.
• Инструменты для совместной работы. Порталы, объединяющие инструменты для совместной работы над документами, планирования встреч и управления проектами. Такие порталы часто интегрируются с почтовыми клиентами, календарями и облачными хранилищами данных.
• Образовательные и обучающие порталы. Предоставляют доступ к обучающим курсам, вебинарам и материалам для самостоятельного изучения, способствуя повышению квалификации и развитию сотрудников.
• Техническая поддержка и службы помощи. Интранет-порталы, на которых сотрудники могут получить техническую поддержку, задать вопросы или сообщить о проблемах с IT-оборудованием или программным обеспечением.

Эти порталы служат связующим звеном между различными аспектами корпоративной деятельности и обеспечивают единый доступ ко всем необходимым ресурсам и инструментам, способствуя более тесной интеграции и эффективности рабочих процессов внутри компании.

Чем корпоративный портал отличается от сайта компании

Корпоративный портал и сайт компании служат разным целям и обладают различными функциональными особенностями. Хотя оба являются важными элементами онлайн-присутствия организации, их структура и предназначение отличаются.

Основные отличия корпоративного портала от сайта компании:

• Аудитория. Корпоративный портал предназначен для внутреннего использования сотрудниками компании, тогда как сайт компании ориентирован на внешних пользователей, таких как клиенты, партнеры или инвесторы.
• Доступ. Доступ к корпоративному порталу обычно ограничен и требует аутентификации, в то время как сайт компании доступен для всех пользователей интернета.
• Цели. Сайт компании чаще всего используется для маркетинга, продаж и предоставления информации о продуктах или услугах. Корпоративный портал направлен на улучшение внутренней коммуникации, управления ресурсами и сотрудничества между сотрудниками.
• Функциональность. Корпоративные порталы предлагают инструменты для совместной работы, такие как форумы, чаты, инструменты управления проектами и системы документооборота. Сайт компании обычно содержит информацию о компании, новости, контактные данные и поддержку клиентов.
• Управление контентом. На корпоративном портале контент часто обновляется сотрудниками из разных отделов для обеспечения актуальности и точности информации, важной для внутренних операций. Сайт компании обновляется с целью информирования и привлечения внешних посетителей.

Эти различия подчеркивают специализированную природу каждого ресурса и их значение для достижения корпоративных и бизнес-целей.

Как понять, что компании нужен корпоративный портал

Понять, что компании нужен корпоративный портал, можно по ряду признаков, указывающих на необходимость улучшить внутреннюю коммуникацию и организацию рабочих процессов. Это особенно актуально для организаций, сталкивающихся с ростом числа сотрудников или объема задач.

Признаки того, что компании нужен корпоративный портал:

• Сложности коммуникации. Сотрудники испытывают трудности с поиском нужной информации или контактов внутри компании. Это может замедлять работу и снижать эффективность.
• Проблемы с доступом к документам. Часто сотрудники тратят много времени на поиск документов и файлов, которые разбросаны по разным платформам или хранилищам.
• Необходимость в совместной работе. Работа над проектами требует улучшенных инструментов для совместной работы и обмена файлами в реальном времени.
• Дублирование работы. Отсутствие централизованного хранения информации может приводить к дублированию усилий сотрудников.
• Управление проектами. Трудности с координацией и отслеживанием хода выполнения проектов указывают на необходимость в более эффективных инструментах управления проектами.
• Интеграция систем. Наличие множества разрозненных бизнес-систем, которые сложно интегрировать, может быть сигналом к созданию единой платформы для всех корпоративных приложений.
• Расширение компании. Быстрый рост числа сотрудников или географическое расширение компании часто сопровождается потребностью в улучшении внутренних коммуникационных процессов.

Корпоративный портал может решить эти проблемы, предоставляя единую платформу для управления содержанием, коммуникациями и рабочими процессами. Это, в свою очередь, повышает общую производительность и удовлетворенность работой в компании.

Преимущества и недостатки создания интранета для сотрудников компании

Главные преимущества создания интранета для сотрудников компании заключаются в возможности

• упростить и автоматизировать рабочие процессы;
• наладить процессы обучения персонала;
• сократить временные затраты на работу с документами.

Среди недостатков интранет-портала, например, можно выделить

• риск возникновения у сотрудников ощущения давления и контроля со стороны руководства компании.
• необходимость адаптации сотрудников к системе, что может занять время.

Процесс разработки интранет-портала

Процесс разработки и внедрения технологии интранет можно разделить на следующие шаги:

1. Сбор требований и планирование проекта. На этом шаге определяются основные цели проекта, собираются данные от всех лиц, которые заинтересованы в создании интранета для сотрудников компании.
2. Формирование информационной архитектуры интранет-портала. Структурирование всей собранной на предыдущем шаге информации. Процесс подразумевает сбор и предоставление данных в том виде, в котором они будут показаны пользователям. Информационная архитектура позволяет ускорить поиск данных таким образом, чтобы они были доступны в несколько кликов.
3. Оптимизация бизнес-процессов. Основные функции интранет-портала позволяют сформировать не просто базу данных, но и автоматизировать наиболее ресурсоёмкие корпоративные процессы.
4. Формирование дизайна интранета. В данном случае дизайн подразумевает не только графическую составляющую, но и предоставление пользователям максимально удобного доступа к информации. Разработка и реализация дизайна интранет-портала выполняется параллельно с программистами, работающими над структурой платформы.
5. Наполнение платформы информацией. Здесь необходимо внести нужные документы и данные в систему так, чтобы информацией было удобно пользоваться тем сотрудникам, которые будут с ней взаимодействовать. Также можно настроить уровни доступа к информации для каждого сотрудника.
6. Продвижение проекта среди работников, их обучение. Этап подразумевает составление писем с оповещением о запуске интранета и их рассылку всем работникам.

Функции интранет-портала

Основная цель разработки intranet-портала — формирование единого информационного пространства для компании. Среди главных функций интранет-портала можно выделить:

• Управление документами. Интранет позволяет упростить работу с файлами для сотрудников предприятия.
• Корпоративный календарь. Полезный модуль, который позволяет предоставлять работникам компании информацию о предстоящих корпоративных событиях.
• Автоматизация бизнес-процессов. При помощи intranet-портала можно автоматизировать рутинные процессы, такие как распределение среди сотрудников задач, утверждение документации и др.
• Виртуальный информационный стенд. Инструмент позволяет удобно хранить и предоставлять важную информацию сотрудникам компании.
• Организационная схема. Предоставляет работникам компании информацию о том, кто и за что отвечает.
• Планирование, учет времени. Интранет повышает показатели дисциплины среди работников, помогает эффективнее оценивать затраты времени на решение определенных задач.

Выводы

1. Интранет-портал позволяет наладить бизнес-процессы, сделать коммуникацию между сотрудниками более комфортной. 
2. Такое решение открывает широкие возможности в плане социализации и общения между работниками.
3. Собственный интранет-портал поможет усилить контроль за качеством выполненной работы и оптимизировать действия сотрудников,  достигнув более высокой эффективности.