Особенности разработки систем электронного документооборота

Сегодня информация ― стратегический ресурс государственного уровня. Возрастающая зависимость от количества и содержания информации, эффективности использования средств ее обработки и передачи привела к возникновению такого понятия, как информационные ресурсы. Они, в отличие от других ресурсов, которые могут иссякать, не только воспроизводятся, но увеличиваются при их использовании. Одна из форм создания, накопления, обмена информацией ― СЭД. Это система, которая помогает захватывать, копировать, хранить, распространять, обмениваться, управлять документами в организации.

Что такое система электронного документооборота?

Система электронного документооборота ― это процесс управления информацией, данными и документами в цифровом виде. Программное обеспечение СЭД позволяет пользователям создавать документ либо с нуля, либо путем преобразования бумажной копии в электронный формат. Информацию можно легко сохранять, редактировать, печатать, обрабатывать, делиться ею. Это программная платформа действует как портал для всех документов организации.

СЭД ― гибкая высоко масштабируемая платформа, которая легко интегрируется с ИТ-инфраструктурой и базами данных организации. Цель внедрения СЭД ― создание эффективной среды управления и функционирования предприятия при совместной работе нескольких пользователей с единой взаимосвязанной базой данных. Благодаря этой системе две формы носителей (электронные и бумажные) эффективно сосуществуют. Есть возможность свободно их использовать с учетом целесообразности в конкретных условиях.

Главная задача системы автоматизированного документооборота состоит в повышении качества работы компании путем упрощения работы с документами. Рост эффективности происходит за счет построения единой информационной среды предприятия.

Основные функции СЭД следующие:

  • Хранение документации. Это центр для всех документов, которые поступают в компанию и создаются в ней.
  • Сбор информации. Системы автоматизируют процесс ее сбора с цифровых и бумажных носителях. Для получения информации с бумажных носителей используют технологии оптического распознавания символов и оптического считывания меток. В сочетании с технологией массового сканирования можно быстро получать цифровые копии больших объемов рукописных или печатных источников с максимальной точностью.
  • Создание метаданных для всех документов после их получения или создания. Это позволяет упростить классификацию файлов по дате создания, дате последних изменений и другим параметрам.
  • Быстрый поиск и получение данных. Некоторые комплектации СЭД используют семантический анализ, чтобы понять значение содержимого. Это позволяет сотрудникам быстро находить информацию, даже если сейчас у них нет конкретных параметров файла.
  • Ограничение доступа к файлам. Не вся информация, поступающие в компанию и из нее, предназначена для просмотра всеми сотрудниками. С помощью СЭД можно легко установить разрешения на просмотр для отдельных источников, а также для файлов, которые соответствуют определенным критериям. Таким образом одни сотрудники могут вносить изменения в определенный документ, в то время как другие смогут только просматривать его или вообще не иметь к нему доступа.
  • Сохранение изменений. Со временем разнообразные документы компании могут претерпеть ряд изменений. Программная платформа ведет четкую запись всех изменений, а также сохраняет копии каждой отдельной версии файла на протяжении его жизненного цикла. Администраторы имеют возможность вернуться к предыдущим итерациям документа, если возникнет такая необходимость.
  • Безопасность и ответственность. Системы предоставляют ряд функций, которые направлены на сохранение данных в безопасности. Они защищены в соответствии с законом.

Разработка системы электронного документооборота дает повышает производительность и налаживает четкое взаимодействие между подразделениями предприятия.

Нужна кастомная система ЭДО?

Разработаем индивидуальную систему — под ваши задачи и бизнес-процессы.

Подробнее

Как работает ЭДО?

СЭД ― набор услуг управления документацией, которую можно транспортировать, преобразовывать бумажные файлы в цифровые документы, извлекать данные, классифицировать записи, готовить их к использованию в бизнес-процессах компании. Все записи находятся в облачном хранилище. Они доступны, когда это нужно. Система гарантирует безопасность, а также сохранность данных.

Система ЭДО ― программный пакет для обмена электронными документами через закрытые каналы связи внутри одной организации. Пакет входит в комплект СЭД. Его работа заключается в быстрой доставке любых документов определенному сотруднику. Это могут быть договоры, счета, акты выполненных работ, отчеты, другое. 

Совсем недавно бизнес с некоторой опаской воспринимал ЭДО. Но ситуация коренным образом меняется. Крупный бизнес отдает себе отчет: чтобы оставаться среди лидеров, уже недостаточно предлагать просто качественный продукт. Нужно оптимизировать внутренние процессы для высвобождения ресурсов, избегать любых задержек и ошибок. Отраслевые лидеры ― фармацевтические, транспортные, добывающие, аграрные, энергетические компании ― убедились в этом на собственном опыте после того, как перешли на автоматизацию документооборота.

Виды СЭД

В зависимости от сферы деятельности производства или компании их требования к СЭД могут отличаться. Поэтому программные продукты бывают следующих видов:

  1. Архивные

Такие СЭД преимущественно предназначены для хранения и поиска документации, хранящейся там. Это оптимальное решение при работе с большим количеством данных, поскольку такая СЭД обеспечивает удобный доступ к файлу, который хранится там.

  1. Workflow

Подобный тип СЭД используется, чтобы грамотно координировать работу и взаимодействие документооборота в компании. Такие системы ЭДО могут оптимизировать рутинные задачи, связанные с документацией. Например, оборот документов между сотрудниками. 

  1. Базовые

Это классическая версия СЭД, которая подразумевает полноценный перевод документации компании и ее оборота в электронную версию. Подобная мера будет оправдана скорее для более крупных компаний, которым требуется оптимизация временных затрат на документооборот. 

  1. Low-code

Визуально простая и имеющая наиболее естественный функционал, Low-code СЭД более оптимальна в небольших компаниях с не таким интенсивным документооборотом, где нет высокой нагрузки на процессы, связанные с документацией. 

Чем более высокая нагрузка планируется на СЭД и чем больший функционал потребуется, тем дороже будет стоить разработка системы. Для небольших производств, в которых не требуется масштабная реорганизация системы документооборота, могут подойти более простые решения. 

Преимущества системы электронного документооборота

Основное преимущество создания электронного документооборота ― экономия рабочего времени работников, так как на обработку информации вручную уходит много времени и ресурсов. Вы сможете тратить меньше времени на поиск важных документов, но больше времени на работу с ними по прямому назначению.

Плюсы разработки системы документооборота:

  • Повышение производительности, прибыли. После внедрения системы количество ресурсов, которые затрачиваются на получение, обработку и хранение данных, становится значительно меньше.
  • Прозрачность всех работ с файлами.
  • Сохранение истории внесенных изменений.
  • Возможность работы в системе сразу большого количества пользователей. Контроль потоков информации от команды к команде, что облегчает обмен знаниями.
  • Классификация информации по любым параметрам.
  • Придача юридической силы электронным документам.

С СЭД вы сможете организовать определенные пространства в системе, чтобы сотрудники работали непосредственно только с информацией, необходимой для выполнения задания или проекта.

Некоторые файлы служат справочными материалами, требующими лишь периодического обновления. С функциями системы можно расставить приоритеты для них, своевременно архивировать их, удаляя неактуальные.

В законодательстве РФ пока нет законов, регламентирующих проектирование и использование СЭД. При создание системы ЭДО разработчики опираются на общепринятые нормы делопроизводства.

Недостатки СЭД

Учитывая все преимущества и возможности СЭД, владельцам бизнеса нужно принимать во внимание следующие факторы:

  • Сравнительно высокая цена. На стоимость влияет максимальное количество сотрудников компании, которые будут иметь доступ к системе.
  • Создание СЭД требует продолжительного времени, задействования опытных специалистов.
  • Требуется провести инструктаж сотрудников, которые будут работать в системе.
  • Если у фирм, с которыми сотрудничает организация отсутствует эта система, это может несколько снизить эффективность сотрудничества.

Еще одна сложность внедрения СЭД ― адаптация сотрудников. В начале это может показаться сложным и непривычным. Но со временем сотрудники смогут в полной мере адаптироваться, ощутить разницу между обработкой документов вручную и электронным документооборотом. 

Инновационная политика управления документацией вместе с хорошей цифровой системой ― удобное средство повышения производительности для организации. Автоматизация процессов управления документами позволит предприятию работать с увеличенной мощностью.

Но также стоит понимать, что введение СЭД в рабочие процессы не станет панацеей, если отношение сотрудников будет халатным. Поэтому здесь важна адаптация и дисциплина, которая необходима для успешной перестройки процесса. 

Итоги статьи

Подведем итоги:

  1. Собственная система электронного документооборота — удобный способ для оптимизации бизнес-процессов в компании и управления документацией. Он становится все более популярным в связи с всеобщей цифровизацией и ускорением технического прогресса.
  2. В зависимости от сферы деятельности производства или компании СЭД могут быть нескольких видов: базовые, low-code, архивные, workflow.
  3. К основным преимуществам такой системы можно отнести повышение производительности, прозрачность работы с документацией и возможность работы одновременно множества пользователей.

Нужна кастомная система ЭДО?

Разработаем индивидуальную систему — под ваши задачи и бизнес-процессы.

Подробнее