Что такое BI-система

Business Intelligence (BI), бизнес-аналитика — подход в маркетинге, обеспечивающий адаптацию данных, собранных из разных источников, сначала до состояния упорядоченного хранилища (Data warehouse), а затем в понятный целевому потребителю — маркетологам, продуктовым менеджерами, управляющим разного уровня — витринный вид.

Цель метода — свести воедино, систематизировать информацию, относящуюся к исследуемым бизнес-процессам компании или продукта, интерпретируя результаты так, чтобы в центре внимания всегда находились ключевые факторы, оказывающие решающее значение на эффективность продвижения и продаж.

Что такое BI-система

BI-системы (business intelligence systems)— прикладные решения (приложения), автоматизирующие сбор, анализ и обработку данных в рамках метода business intelligence. Другими словами — это практический инструментарий, используемый специалистами для оптимизации работы с информацией.

Пример BI-системы

Принцип работы BI-систем

Внешне алгоритм любой аналитической системы прост: есть определенное количество источников информации, данные с которых непрерывно поступают в единую базу, где очищаются и классифицируются. После этого они выводятся на оперативную либо стратегическую панель индикаторов в виде интерактивных блоков. Автоматизация сбора и обновления баз BI-систем позволяет получать необходимую информацию мгновенно и в самой актуальной версии.

Источниками данных для систем бизнес-аналитики служат различные сервисы и форматы:

  • облачные — Amazon Web Service (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud Platform, IBM DB2, OpenStack;
  • файловые — XML, PDF, Excel;
  • реляционные — MySQL, MariaDB, Oracle DB, PostgreSQL.

Практическое применение BI-систем не требует особой квалификации. Визуализация интерфейсов большинства подобных программ рассчитана на пользователей без специальной подготовки и вместе с тем позволяет быстро и удобно решать сложные аналитические задачи в рамках стратегий управления эффективностью. После короткого ознакомления с программой любой сотрудник компании может самостоятельно запрашивать и получать доступ к нужной информации. 

Отчеты, как правило, имеют вид многофункциональной информационной панели со смысловой группировкой данных, фокусирующей внимание на приоритетных для текущих задач направлениях. Интерактивное меню приложения дает возможность гибко настраивать формат индикации показателей, корректируя их критерии, связи и глубину выборки.  

Благодаря гибкости настроек, компания получает возможность легко интегрировать аналитическую систему сообразно собственным задачам и потребностям. BI-решения позволяют создавать уникальные протоколы обработки информации, распределять приоритет источников и устанавливать формат отчетов.

Главное достоинство BI-систем — возможность получать оперативную и достаточно полную картину в исследуемой нише или вертикали за счет подключения к аналитическим мощностям программы всех доступных источников как внутренних, так и внешних. 

Зачем BI-системы бизнесу

Коммерческое/производственное предприятие — это всегда огромные объемы разрозненных данных: учет расходов, планирование прибыли, анализ заявок и качество реакций на них, логистика поставок сырья и контроль отгрузки готовой продукции.

Собрать, отфильтровать, выделить и затем сравнить ключевые данные с показателями прошлых отчетов, даже по одному отделу или направлению — колоссальный труд. При этом не стоит забывать о времени, затраченном на создание такой сводки. 

Это может стать для бизнеса проблемой, так как ситуация в отдельных бизнес-нишах может меняться очень быстро. А аналитика, собираемая вручную, перестает быть актуальной. Наконец, недостаток данных или ошибка в расчетах т.е. человеческий фактор, могут привести к искажению итоговой информации, что чревато негативными последствиями.

Business Intelligence-системы лишены недостатков такой обработки данных и на сегодняшний день являются оптимальным средством контроля и управления бизнес-процессами, а BI-аналитика является наиболее точной.

Цели внедрения BI-систем:

  • Классификация и систематизация данных, приведение к единой системе хранения и использования;
  • формирование оперативных и стратегических отчетностей, демонстрирующих актуальное положение дел относительно планов и стандартов эффективности;
  • прогнозирование, генерация новых идей и решений для развития предприятия/продукта, на основе более качественных данных;
  • создание универсальной базы знаний для персонала, беспрерывно обновляемого FAQ с ответами на типовые вопросы.

Ключевой стимул к внедрению BI-системы — регулярное получение максимально полного объема информации обо всех бизнес-процессах компании, с целью оптимизации решений на разных уровнях и горизонтах планирования.

Важно: штатное ПО для аналитики позволяет компаниям избежать обращения к профильным подрядчикам — независимым специалистам в области data science. Это сокращает расходную часть бюджета на продвижение продукта и управление компанией.

Виды BI-систем

Автоматизация прогнозирования — востребованное направление с активной и развитой конкурентной средой, насыщенной специализированным ПО. Это дает возможность предельно точно разработать систему с учетом потребностей компании.

Критерии качества

Независимо от бренда, специфики, структурных и дизайнерских особенностей, есть ряд параметров, на которые стоит опираться при разработке надежной BI-системы.

Комплексный подход

Путь данных, начиная с мониторинга источников и заканчивая визуализацией отчета, полностью проходит внутри одной системы. Это исключает коммуникационные конфликты с внешними инструментами, экономит время и средства, затраченные на организацию и обслуживание конструкции из нескольких приложений.

Облачные технологии

BI-инструменты на основе облачных решений имеют те же преимущества, что и любой другой прикладной цифровой сервис: одновременный доступ неограниченного числа пользователей к базам и документам из любой точки и устройства, неограниченный размер файлового хранилища, отсутствие необходимости в собственном сервисе аппаратных мощностей.

Универсальность в выборе источников

Чем больше популярных инструментов и форматов способна объединить BI-система без доработок, тем лучше. Быстрая интеграция сторонних сервисов позволяет получать первые результаты от аналитических модулей приложения почти мгновенно. К тому же настройка соединения по умолчанию не требует специальных навыков, со всеми задачами легко справится штатный администратор или продвинутый сотрудник.

Самообучаемость 

Эффективная BI-система подразумевает не только стабильный сбор, обработку и выдачу итоговых сведений. Благодаря автоматизации, современные аналитические инструменты способны самообучаться, предлагая к анализу собственные, актуальные наборы данных и уникальные решения производственных/маркетинговых задач, основанные на оперативной информации.

Детализация отчетов

Нельзя недооценивать качество и функциональный набор интерфейса информационной панели BI-приложения. Каким бы исчерпывающим и точным ни был искомый отчет, если пользоваться им неудобно, возможности интерактива ограничены, а доступ к ключевым данным затруднен, это снижает КПД всех предыдущих этапов. 

Общее правило: хорошая аналитическая система показывает информацию со всех сторон, в равной степени используя как визуальные, так и числовые и текстовые форматы данных.

Версия для мобильных

С учетом того, что почти 50% мирового веб-трафика идет с мобильных гаджетов, наличие у системы бизнес-аналитики мобильной версии можно считать обязательным. Она значительно увеличивает возможности приложения, позволяя получать полноценный доступ к данным из любой точки с интернет-покрытием.

Важно: общим требованием для всех BI-систем является легкость в освоении персоналом с разным уровнем технической подготовки. Если мы говорим о решениях для массового, открытого рынка, то такие программы не должны предъявлять специальных требований к навыкам сотрудников или вынуждать руководство к расходам на обучение персонала.

Разработка BI-системы

BI-система — это комплексное решение для автоматизации аналитики и большинство готовых продуктов легко закрывают все базовые потребности бизнеса. Тем не менее специфика задач, которые решают некоторые компании, требует индивидуального подхода к разработке и внедрению специального программного обеспечения. В этом случае имеет смысл рассмотреть возможность разработки ПО у независимого подрядчика.

Пример №1

В штате компании лишь несколько менеджеров имеют нужный объем и уровень знаний о ключевых направлениях организации. Это могут быть финансы, кадровый учет, логистика. В результате стабильность процессов на предприятии в огромной мере зависит от этих людей, скорости и точности их работы.

Одним из потенциальных решений проблемы может стать внедрение алгоритма автоматического обучения (AutoML), который самостоятельно определит устойчивые паттерны и закономерности в процессах, и отодвигая горизонт планирования тех или иных событий, снимет оперативную нагрузку с наиболее вовлеченных сотрудников, увеличивая эффективность их труда.

Пример №2

Рядовая система автоматизации бизнес-аналитики (BI) может эффективно справляться с прогнозированием продаж. Но, для устойчивой конкурентоспособности на некоторых рынках этого мало, нужно уметь предугадывать покупательский спрос.

Для этих целей может быть разработан модуль искусственного интеллекта, способный к автономным расчетам востребованности определенных товарных групп в зависимости от сезона и ситуации на рынке. Прогнозирование запасов/остатков сырья и готовой продукции переходит в автоматический режим. Это частично снимает нагрузку с персонала компании, и одновременно повышает точность результатов аналитики.

Вывод

BI-аналитика — это:

  • Возможность объединить источники данных разного формата в единый шаблон отчета;
  • детальный анализ и точное управление расходами, прибылью и трафиком финансовых средств;
  • оперативный доступ к корпоративным данным на любом этапе обработки и оптимизация IT-среды компании;
  • гибкие настройки отображения результатов аналитики, понятная визуализация данных;
  • легкость в освоении персоналом, снижение расходов на интеграцию и последующий сервис;
  • потенциал индивидуальной разработки с нуля или доработки готового продукта до специфических кондиций.